Tekst

Een klantgerichte brief is ingedeeld in drie onderdelen: de opening, het middenstuk en de afsluiting.

De opening

Vorm

De openingsalinea begint met een hoofdletter aan de linkerkantlijn. Deze alinea is bij voorkeur korter dan de alinea's in het middenstuk. De ideale lengte is 2 tot 3 regels.

Inhoud

De opening geeft antwoord op de vraag: wat is er aan de hand? De gegevens die in de kop komen te staan, hebben dus betrekking op feiten of situaties die al bestonden voordat de brief werd geschreven.

In antwoord op uw brief delen wij u het volgende mee.

Zoals afgesproken, ontvangt u hierbij een inschrijvingsformulier voor de cursus Zakelijk Nederlands.

Wij ontvingen uw brief d.d. 12 januari 200. met betrekking tot de betaling van factuur 200/ak/JD.

In uw schrijven van boven aangehaalde datum verzoekt u om een herziening van onze beslissing inzake het niet vergoeden van reparatiekosten aan uw auto.

Naar aanleiding van uw verzoek van 26 mei jl. om over te gaan tot de betaling van verzekeringskosten, delen wij u mee dat wij op uw verzoek niet kunnen ingaan en wel om de volgende redenen:

Middenstuk

Vorm

Tussen de alinea's en de brieftekst komt er telkens één witregel.

Gewoonlijk zijn de alinea's van het middenstuk langer dan die van de openings- en slotalinea met liefst niet meer dan 5 tot 6 regels per alinea.

In het middenstuk kun je inspringen bij kleine opsommingen (bijvoorbeeld bestellingen) in een doorlopende tekst.

De inspringende tekstdelen scheid je steeds van de overige tekst door één witregel ervoor en erna.

Inhoud

Het middenstuk bevat de boodschap die je aan de lezer wilt doorgeven. Hier geef je antwoord op de vraag: hoe luidt de boodschap?

Dit kan een eenvoudige mededeling zijn die je dan in één alinea weergeeft.

Als je bijvoorbeeld een beslissing wilt meedelen, moet je ook de argumenten aangeven die tot deze beslissing hebben geleid. En als het om een verzoek gaat, geef je ook de redenen aan. In beide gevallen zal het middenstuk uiteraard uit meer dan één enkele alinea bestaan. Begin bij elk belangrijk onderdeel een nieuwe alinea.

Slotalinea (afsluiting)

Vorm

Net als de openingsalinea begint de slotalinea met een hoofdletter aan de linkerkantlijn. Wat de lengte betreft, is ook deze alinea korter, met een maximale lengte van 2 tot 3 regels.

De slotalinea eindigt met een punt.

Inhoud

De slotalinea is een positieve, beleefde afsluiting van de brief. Hier schrijf je nog even kort wat je verlangt van degene aan wie je de brief gericht hebt en sluit je de brief af met een slotformule.