De kenmerken zijn geen verplicht briefonderdeel. Maar om de administratie en classificatie van brieven efficiënter te doen verlopen, gebruiken bedrijven en organisaties in hun brieven meestal referentiegegevens of -codes. Als je bijlagen meestuurt, bestaan de referentieregels uit de volgende vijf onderdelen:
1. 'uw bericht van'
Onder dat kopje staat de datum van de brief, de fax, de e-mail of het telefoongesprek waar je brief een antwoord op is.
2. 'uw kenmerk'
Daaronder vermeld je het kenmerk van de brief, fax of e-mail die je beantwoordt.
3. 'ons kenmerk'
Daaronder staat het kenmerk van jouw brief. Je eigen briefnummer of -code stel je op volgens de gebruiken en afspraken van je bedrijf of organisatie.
4. 'bijlage(n)'
Onder dat kopje staat het aantal bijlagen. Uiteraard kan je het bijlageonderdeel weglaten als er geen bijlagen zijn, of wanneer je je bijlagen onderaan vermeldt. De referentieregels bevatten dan maar vier onderdelen.
5. de plaatsnaam
Schrijf de plaatsnaam hier op de gewone manier (dus enkel met de beginhoofdletter). Onder de plaatsnaam staat de datum van je brief. Je kan de plaatsnaam vervangen door het woord 'datum' als de plaatsnaam al voorkomt in je briefhoofd of in de vermelding van je eigen adres. Voor de notatie van de datum, zie Plaats en datum.
Merk op dat je geen hoofdletters gebruikt in de kopjes, ook niet bij het eerste.
Soms heb je meer dan 5 gegevens nodig, bijvoorbeeld ook de afdeling die de brief behandelt, de contactpersoon en diens telefoonnummer. In dat geval spreid je je referentieregels over twee keer twee regels, gescheiden door één witregel.
Ter info
De precieze genormaliseerde tabafstanden zijn de volgende:
- 4 kenmerken
| Kenmerk 1 | op de linkermarge, op 33 mm |
| Kenmerk 2 | op 75 mm |
| Kenmerk 3 | op 115 mm |
| Kenmerk 4 | op 160 mm |
- 5 kenmerken
| Kenmerk 1 | op de linkermarge, op 33 mm |
| Kenmerk 2 | op 65 mm |
| Kenmerk 3 | op 100 mm |
| Kenmerk 4 | op 130 mm |
| Kenmerk 5 | op 160 mm |
