Caractéristiques du style professionnel

Le français a tendance à recourir à des phrases longues et des tournures complexes qui ont souvent comme conséquence que le message s'obscurcit. Ainsi, afin d'éviter que le lecteur se perde dans une cascade de mots imprécis, la lettre d'affaires recourt à un style sec et simple, appelé «professionnel». Voici quelques-unes de ses caractéristiques :

Le style professionnel est sec

Le style professionnel ne reflète pas la personnalité de son auteur. L'originalité et la créativité n'y sont pas recherchées, mais plutôt la normalisation et une écriture neutre.

Le style professionnel recourt à une syntaxe simple

Vu que la lettre d'affaires requiert la clarté avant tout, les procédés stylistiques littéraires ne font pas partie du style professionnel. Bien au contraire, la lettre professionnelle recourra davantage à la syntaxe française simple, du type :

  • sujet (agent) + verbe + compléments
    • Par exemple : «Notre service comptable enverra la facture à votre nouvelle adresse.»

Dans une question, le style professionnel recourra à l'inversion simple :

  • verbe + sujet.
    • Par exemple : «Pourriez-vous confirmer votre présence avant le 20 de ce mois ?»
Attention

La tournure «Est-ce que» ne s'utilise pas.

Le style professionnel évite temps/modes littéraires

Dans la lettre d'affaires, l'on ne trouvera pas l'indicatif passé simple ou passé antérieur, ni le subjonctif imparfait ou plus-que-parfait.

Le style professionnel recourt à un ton courtois

Le style professionnel recherche avant tout la politesse :

  • Il est normal de vouvoyer le destinataire à tout moment.
Attention

Le «vous» de politesse fait l'accord au singulier.

Attention

L'expéditeur utilise en général le pronom personnel «nous» (première personne du pluriel qui fait l'accord au pluriel), même si seulement une personne signe la lettre. Cette personne est censée écrire au nom de l'entreprise.

  • Qui plus est, il faut éviter de viser ou accuser directement le destinataire. Ainsi, au lieu de dire «Vous n'avez pas payé notre dernière facture», il est plus diplomate d'employer la tournure indirecte «Nous n'avons pas encore reçu le règlement de votre compte». Ŕ chaque instant de la lecture, le lecteur doit se sentir important, respecté et apprécié.

Le style professionnel : un langage soigné mais clair

Voici quelques conseils pour obtenir un langage dit soigné mais toujours clair et correct :

  • évitez les mots familiers :
    • Remplacez par exemple «C'est» dans «C'est urgent/désirable/regrettable que» par «Il» («Il est urgent/désirable/regrettable que»).
  • utilisez les mots de liaison appropriés
  • utilisez les pronoms démonstratifs appropriés
  • évitez les répétitions
  • essayez de ne pas faire suivre plusieurs phrases négatives :
    • La négation en français comprend toujours deux parties, ce qui augmente le nombre de mots et alourdit la phrase.
  • évitez le style abrégé (télégraphique)
  • évitez les anglicismes (aussi bien dans le vocabulaire que dans la syntaxe) :
  • recherchez toujours la simplicité :
    • Vos phrases ne devraient pas excéder les deux lignes (à peu près 25 mots).
  • essayez de recourir à la voix active et d'éviter la voix passive (si possible) :
    • La voix passive alourdit le discours. En l'évitant, la phrase deviendra plus courte, et le texte moins pesant.
  • utilisez un vocabulaire précis :
    • Remplacez les mots comme «cela», «chose», «quelque chose», «personne», «on», «les gens», «faire», «mettre» par des mots plus précis.
    • Veillez à ce que le lecteur ait une réponse précise aux questions suivantes : Qui ?, Quoi ?, Oů ?, Quand ?, Comment ?
  • Pour en savoir plus :
    • Markey, D. (2001). La nouvelle correspondance est arrivée - Aantrekkelijke Franse zakenbrieven. Ad Rem, 15(3).

Source (professeurs):

  • Cardin, J. (1989). Guide de correspondance en entrerpise. Boucherville : Éditions G. Vermette Inc.